成都活动策划公司谈大型会议活动策划准则有哪些发布日期:2018-05-21

在举办会议活动的时候,如何更高效的完成会议活动,如何更快速,更完美的完成会议活动,是客户对此次活动评价的标准之一,今天成都活动策划公司——华翰传播给大家讲以下几条有助于提高会议活动效果的准则,希望对你有所帮助。  

一、凡是会议,必设专人准备  

1、永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。  

2、会议由总办(重要会)或行政(晨会)事先检查(设大、中、小型会议级别的验收标准),对没有准备好的会议,或会议发言人缺席,必须按制度取消,并适当处罚当事人。  

3、重要会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。  

二、凡是会议,必提前公开主题  

1、开会必须要有明确的会议目的,准备会议PPT显示会议主题。  

2、没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。  

3、会议的主题,要事先通知与会人员。  

三、凡是会议,必有纪律  

1、开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律(如关手机等)。  

2、对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言人带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。  

3、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。  

4、设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下,避免影响其他议题,或告之为什么延时的原因。  

四、凡是会议,必有结果  

1、开会的目的就是解决问题,提升状态,会议如果没有达成此结果,将是对大家时间的浪费。  

2、鼓励每个人都积极的参与到会议中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的发言。  

3、会议的决议要形成文字记录,并当场宣读出来,重要的要每人文字确认签名。  

五、凡是开会,必有训练  

1、行政部要有专门针对如何开会的培训,让公司的会议变得高效。  

2、会议训练包括:如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何会场汇报、过往的错误及处罚、过往的成功经验及奖励等。  

六、凡是开会,必有记录  

1、会议的各项决议,一定要文字确认具体的的执行人员及完成期限。  

2、如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。  

3、会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。

七、凡是开会,牢记三个公式  

1、开会+不落实=零!  

2、布置工作+不检查=零!  

3、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实!

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